족보편찬실무
 
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보 인쇄ㆍ제본이 완료되어 포장을 마치면 분질=반질(分帙)이라 하여 거주지 단위 또는 지역종회나 파종회(派宗會)에 일괄 납품하거나 개개인에게 발송해 주어야 한다. 요즘은 주로 종회와 택배회사 간에 발송(發送) 계약을 체결하여 개개인에게 발송하는 방법을 많이 취한다. 발송 후 남은 족보는 종회에서 지정하는 장소에 일괄 납품한다. 개인에게 택배로 발송할 경우, 택배비용 부담은 대개 수취인이 부담하나 재정적으로 여유가 있는 종친회에서는 발송비용을 종회에서 부담하는 경우도 있다.

 

 

[발송 작업 흐름도]

① 주소록 작성

편찬위원회(編纂委員會)는 수취인(受取人)에게 전화를 하여 받는 분의 주소와 전화번호가 이사 등으로 인하여 변경된 분이 없는지 족보 발송 전에 다시 확인 후 컴퓨터로 입력하여 작성한다. 사용하는 프로그램은 엑셀이 좋다.

② 입금확인

주문 수량과 입금 확인을 한다.

③ 발송계약 체결

택배회사와 발송계약을 체결 한 다음 보책대금을 완납한 분의 수취인 주소를 택배회사에 보낸다.

④ 발송완료확인

택배회사는 의뢰받은 수량을 계약기간 내에 발송 완료한다.(많은 분량의 족보도 10일 이내 발송 완료 가능)

⑤ 인수증(引受證) 수령

택배회사는 발송 완료 후 수취인 인수증과 주소 불명 등으로 인하여 반송된 책은 편찬위원회(編纂委員會)에 반납한다.

⑥ 결산(決算) 및 책 보관

편찬위원회(編纂委員會)는 인수증을 대조 확인하고 수취인 불명으로 발송하지 못한 사람에 대해서는 다시 주소와 연락처를 확인한 다음 재 발송한다. 주소, 연락처 등이 바뀌어 알 수 없는 경우에는 편찬위원회(編纂委員會)에서 족보 책을 최소 몇 년간은 보관해 두어야 한다.

※족보 책이 수취인 불명 등으로 인하여 반송되어 올 경우에는 발송비용과 반송비용을 편찬위원회(編纂委員會)에서 모두 지불해야 한다.(반송비용은 발송비용과 같다)

※발송비용은 무게에 따라 다르나 보통 3,000원에서 10,000원 이내로 전국에 보낼 수 있다.(단, 1질당 책 권수가 많을 경우에는 10,000원을 초과하는 경우도 있다)